Что такое SWOT-анализ и как он помогает компании

Разбираемся в целях, плюсах и минусах SWOT-анализа компании, а также даём инструкции по его применению и использованию результатов для развития организации.

SWOT-анализ представляет собой масштабную оценку состояния компании в настоящий момент. Особенность метода состоит в том, что он позволяет оценить внутренние и внешние факторы, влияющие на успех, а также учесть все плюсы и минусы. Анализ можно проводить для всей организации или использовать, если нужно оценить конкретный проект, а также его отдельные составляющие. К примеру, SWOT-анализ пригодится, когда нужно решить, стоит ли в принципе запускать продукт, выводить существующий сервис на новый рынок или открывать дополнительные филиалы.

Ещё одна особенность SWOT-анализа — уникальные результаты. Они могут различаться даже у очень похожих компаний, потому что зависят от многих факторов: особенностей организации, задачи оценки, участников анализа и времени проведения.

При этом составляющие SWOT-анализа всегда остаются неизменными. При оценке рассматриваются следующие аспекты:

● strengths (сильные стороны);
● weaknesses (слабые стороны);
● opportunities (возможности);
● threats (угрозы).

Применение SWOT-анализа позволяет организации выстроить стратегию развития, в рамках которой возможно будет использовать преимущества и избегать рисков

Применение SWOT-анализа хорошо показало себя в небольших и средних компаниях. При этом метод можно использовать не только в работе, но и в жизни. Например, с его помощью можно взвесить все за и против относительно переезда, смены работы или выбора маршрута путешествия.

Разобраться, как собирать составляющие SWOT-анализа и использовать его результаты так, чтобы эффективно управлять компанией и её проектами, поможет курс «Менеджер проектов». С его помощью можно получить востребованную профессию, научиться общаться с заказчиками, проводить исследования, планировать ход работ и защищать итоговый проект. Курс включает десять практических работ, а также помощь в поиске вакансий и подготовке к собеседованиям.

Естественно, как и у любой другой аналитической методики, у SWOT-анализа есть свои особенности. Их стоит учесть перед применением в организации или конкретном проекте.

Начнём с плюсов. Одно из основных преимуществ метода — его можно использовать, даже если у менеджера проектов нет глубоких технических или финансовых знаний. При необходимости экспертизу разного вида могут предоставить профильные специалисты, которых стоит привлечь для проведения SWOT-анализа. При этом метод отличается комплексным подходом, который позволяет учесть сразу несколько факторов. Например, с его помощью можно одновременно рассмотреть проект с точки зрения финансов, маркетинга и управления персоналом, причём учесть как слабые, так и сильные стороны каждого направления. Вместе с оценкой возможностей и угроз рынка, которые также входят в SWOT-анализ, это позволяет составить полноценную картину происходящего.

Кроме того, метод помогает улучшить коммуникацию внутри команды и стимулирует стратегическое мышление. Обсуждая идеи и делясь мнениями в ходе SWOT-анализа, сотрудники компании учатся замечать детали и при этом мыслить масштабно.

В то же время у участия разных специалистов компании в процессе анализа есть обратная сторона. Люди часто бывают субъективны, и если мнения участников обсуждения не опираются на конкретные измеримые данные, они могут сильно различаться. Решить эту проблему довольно сложно, потому что у SWOT-анализа нет чётких критериев оценки и результаты могут оказаться не вполне объективны.

Ещё один минус метода состоит в том, что он оценивает только текущее состояние компании или проекта. Например, в нём нельзя учитывать будущую прибыль или принимать как факт то, что только может произойти. Поэтому полезно проводить SWOT-анализ регулярно, чтобы контролировать изменения на рынке и в компании и вовремя корректировать стратегию развития.

С учётом этих нюансов метод подходит не всем компаниям. Его применение обосновано в небольшом бизнесе, который строит краткосрочные планы и может быстро адаптироваться к изменениям. Крупным организациям со сложными внутренними процессами и долгосрочными стратегиями лучше использовать другие методы анализа, которые в большей степени опираются на данные и включают более детальную аналитику.

Проведение SWOT-анализа включает в себя пять этапов.

1. Выбор участников. Это задача менеджера проекта, который будет проводить анализ и выступать в роли ведущего и модератора. Исходя из цели оценки он составляет список сотрудников компании, которых необходимо привлечь к проведению SWOT-анализа. Приглашать всю команду из нескольких десятков человек нет необходимости: модерировать такую встречу будет сложно. Достаточно выбрать опытных представителей от каждого отдела, который участвует в проекте. Например, в случае обсуждения вывода продукта на новый рынок можно пригласить директоров по маркетингу и финансам, менеджера продукта и руководителя отдела продаж. Ведущему нужно заранее договориться с ними о встрече, рассказать, как проводится SWOT-анализ, и прислать список вопросов по каждому направлению оценки.

2. Сбор данных. Несмотря на то что метод во многом основан на субъективных мнениях и идеях, он также учитывает данные и цифры. Поэтому для SWOT-анализа необходимо собрать информацию, которая может понадобиться в обсуждении. Если в компании есть аналитический отдел, эту задачу можно передать ему. Когда организация небольшая, за это отвечают участники встречи. Например, финансовый директор подготовит отчёты о прибылях и убытках проекта, директор по маркетингу — данные по рекламе и исследованию аудитории, а руководитель отдела продаж соберёт информацию о динамике спроса.

В целом в большинстве компаний могут понадобиться следующие виды данных:

● Финансовые показатели. Допустим, этом может быть динамика выручки и данные по расходам.
● Внешняя информация. То, что может оказать влияние на проект, экономические сводки или изменения в законодательстве.
● Данные по рынку. Обзор конкурентов и распределение долей рынка.
● Информация по клиентам. Портрет потребителя, а в случае выхода на новые рынки — данные по новой целевой аудитории.

3. Проведение SWOT-анализа. Сотрудники компании, от которых зависит судьба проекта, приходят на встречу уже подготовленными и высказывают свои мнения по четырём направлениям SWOT-анализа: о сильных и слабых сторонах, а также о возможностях и угрозах. Все комментарии ведущий записывает так, чтобы их видела вся команда (например, на флипчарте), или выводит на большой экран.

При проведении SWOT-анализа с удалёнными специалистами записи можно вести в сервисе для совместной работы

Как правило, встреча занимает 1,5–2 часа. За это время участники обсуждения могут добавить по каждому направлению по несколько десятков факторов, которые влияют на дальнейшее развитие компании.

4. Подведение итогов. Если принимать во внимание все озвученные факторы и начать работать с ними одновременно, стратегия может получиться сложной и труднореализуемой. Поэтому список, который получился в результате проведения SWOT-анализа, нужно приоритизировать. Сделать это можно двумя способами.
Первый способ заключается в том, что каждый член команды, который присутствовал на встрече, должен определить степень важности каждого записанного аспекта для компании по пятибалльной шкале. Второй способ представляет собой матрицу приоритизации, которая включает не только значимость фактора, но и вероятность его реализации, например в ближайшие месяцы.

Вне зависимости от выбранного способа оценки факторы, которые получили наивысший приоритет, берутся в работу. Остальные оставляются на будущее.

5. Разработка стратегии. Мало провести оценку текущего положения дел, важно использовать её для дальнейшего развития компании. Поэтому результаты SWOT-анализа ложатся в основу бизнес-стратегии. Она должна быть краткосрочной, потому что метод учитывает только картину сегодняшнего дня. Если стоит цель построить долгосрочные планы, стоит использовать дополнительные методики анализа.

Благодаря данным, полученным в ходе SWOT-анализа, стратегия основывается на сильных сторонах организации и возможностях рынка. Кроме того, она включает шаги по усилению слабых сторон и способы избегания угроз